Stille risikoer som kan oppstå i globale team
Risiko i globale team kan forbli skjult når folk er uenige om når en bekymring er alvorlig nok til å løftes, hvem som må høre den, eller hvem som eier oppfølgingen. Denne artikkelen handler om risiko for samarbeid og prosjektleveranser, ikke økonomisk eller regulatorisk risiko. Tidligere synlighet starter derfor med mer eksplisitte forventninger til eskalering på tvers av lokasjoner og rapporteringslinjer.
Hvorfor risiko løftes på ulike tidspunkt i globale team
Det vil alltid finnes ulike oppfatninger om hva som regnes som avvik. Noen mener at riktig prosedyre er å løfte risiko så snart den mistenkes, mens andre mener at den først skal løftes når den er bekreftet og en løsning er forberedt.
Antakelser varierer også når det gjelder hierarki og direkte kommunikasjon: om det er akseptabelt å ta initiativ til løsninger uten direkte føringer fra en leder, utfordre en plan i et møte eller si direkte at en frist ikke kommer til å holde. Synet på tidspunktet for å løfte en bekymring og på hva som regnes som en bekymring verdt å løfte, varierer også. Ingen av disse tilnærmingene er feil i seg selv, men når et team har flere oppfatninger samtidig, kan risikoen forbli usynlig.
Sen eskalering påvirker prosjektleveranser
Når risiko kommer sent fram, blir handlingsrommet mindre. Det som kunne vært en liten justering av omfang eller tid, blir en større korreksjon, ofte under press og med mindre informasjon.
Når risikoer oppdages sent i løpet, blir handlingsrommet vårt mindre. Det som ellers kunne ha vært en liten justering av omfang eller tid, kan dermed bli en større kursendring som blir vanskeligere jo lenger ut i løpet man er. Ulike syn på arbeidslogikk kan skape informasjonsgap som ikke alltid skyldes rent tekniske eller faglige uklarheter.
Ofte ligger de samme mønstrene bak Samkjøring av forventninger i flernasjonale team, der ulike antakelser om eierskap og neste steg forblir uuttalt til de skaper forsinkelser.
Tidlige varselsignaler i globale team
Sen eskalering ser sjelden ut som et problem før den er det. Nyttige tidlige signaler er statusrapporter som er grønne helt til de plutselig blir røde, møter der få stiller spørsmål, bekymringer som deles uformelt, men ikke i prosjektfora, og medarbeidere som har ulike behov for trygghet før de sier fra.
Undersøk også nærmere på hva som skjer ved overleveringene. En bekymring kan være kjent på én lokasjon, men mangle i oppdateringen som sendes til neste team. Spør også hvilke avdelinger som fortsatt trenger avklaringer og bekreftelse fra deg, og hva som skal til for å utløse eskalering. Godkjent status uten disse detaljene gir ikke nødvendigvis nok informasjon til å vurdere neste steg.